Dalam dunia perhotelan, pelayanan tamu dapat dimulai dari awal kedatangan tamu pada depan pintu hotel sampai ke masuk dalam kamar hotel.
Pada pelayanan saat tamu tiba di hotel paling awal adalah saat tamu datang dan disambut oleh seorang doorman/doorgirl dan selanjutnya hendak melakukan “check-in” dan akan dilayani oleh seorang resepsionis dan kemudian baru tamu mendapatkan kunci kamar dan langsung memiliki akses masuk ke kamar yang telah dipesannya.
Pada pembahasan kali ini adalah membahas tentang peranan, tugas dan tanggung jawab dari seorang resepsionis (Front Desk Agent/FDA) yang di awal kedatangan tamu nampak sangat mudah dalam menjalankan pekerjaannya. Berikut adalah peranan seorang respsionis (FDA) didalam Hotel :
1. Sales Person
Seorang Reception harus mampu menawarkan dan menjual segala produk hotel, baik kamar (Room), Makan dan Minuman (Food & Beverage), Souvenir dan produk lain yang dijual oleh hotel.
2. Information Giver
Untuk menjadi seorang Resepsionis haruslah memiliki banyak informasi mengenai seluruh fasilitas hotel. Selain fasilitas hotel itu sendiri, seorang resepsionis harus mengetahui informasi tempat populer di daerahnya.
3. Record Keeper
Menjadi seorang resepsionis harus memiliki kemampuan pengarsipan yang baik sehingga tidak ada data mengenai tamu atau suatu kejadian yang hilang. Seorang resepsionis haru memiliki tingkat ketelitian yang kuat agar tidak terjadi kehilangan data penting.
4. Problem Solver
Dalam dunia perhotelan masalah akan timbul karena adanya kesalah pahaman dalam berkomunikasi. Apabila ada kesalah pahaman maka seorang reception harus menyelesaikan masalah secara bijak dan tidak merugikan kedua belah pihak.
5. Diplomatic Agent
Menjadi seorang FDA harus memiliki sifat sebagai seorang diplomasi. Dalam hal ini komunikasi yang sesuai akan menentukan kesuksesan dalam berdiplomasi. Diplomasi ditujukan untuk menghindarkan perdebatan dikarenakan kesalahan dalam komunikasi
6. Public Relation
Menjadi penghubung antara tamu dan pihak hotel dalam menjalankan segala kegiatan operasional hotel. Pihak pertama yang akan menjadi penjawab segala pertanyaan adalah pihak resepsionis.
Selain peranan, resepsionis hotel memiliki tugas dan tanggung jawab yakni :
1. Mempersiapkan Kedatangan Tamu
2. Menyambut Kedatangan Tamu
3. Memproses Kedatangan Tamu
4. Menangani Kunci Kamar
5. Menangani Permintaan Tamu selama Menginap
6. Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan Tamu.
Seperti itulah gambaran peranan, tugas dan tanggung jawab seorang resepsionis hotel dalam menjalankan segala aktifitas pekerjaannya setiap hari.